Procedura zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z Ustawą o Ochronie Sygnalistów - Komenda Powiatowa Policji w Lwówku Śląskim

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w  Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, i Komisariacie Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

§ 1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim,  Komisariacie Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku – zwana dalej procedurą zgłoszeń wewnętrznych, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w  Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim i jednostkach podległych lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

§ 2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, Komisariacie Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem opisanych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i  niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 4. Procedura ustalona została po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi.

§ 5. Zobowiązanymi do stosowania się do niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych są wszyscy byli i obecni pracownicy/policjanci Komendy Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, Komisariatu Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku oraz osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy oraz innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, i Komisariacie Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku.

§ 6. 1. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do informacji objętych:

1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
3. tajemnicą narady sędziowskiej;
4. postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

2. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt. 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - `, do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
3. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do zgłoszeń anonimowych.

§ 7. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1. KPP w Lwówku Śląskim – Komenda Powiatowa Policji w Lwówku Śląskim;
2. KP w Gryfowie Śląskim - Komisariat Policji w Gryfowie Śląskim;
3. PP w Mirsku – Posterunek Policji w Mirsku
4. działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny
   w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa            i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych       i podejmowania działań następczych;
5. działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6. informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim i PP w Mirsku, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
8. zgłoszenie – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji sprecyzowanych w niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
9. zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa w KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim i PP w Mirsku - za pomocą dedykowanych do tego kanałów komunikacji określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
10. zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
11. ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej
12. naruszenie prawa – to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
1. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
50. ochrony konsumentów,
1000. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit a-p.

13. sygnalista - osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
    o ochronie sygnalistów, tj. osoby które pracują lub pracowały (pełniły lub pełnią służbę) w KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim i PP w Mirsku, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoby, które zgłaszają powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w  KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim i PP w Mirsku lub pełnienia służby w  KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim oraz PP w Mirsku lub już po ich ustaniu;
14. osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
15. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą/służbą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
16. osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny
17. organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;
18. Kanał komunikacji – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia. Kanały komunikacji określa Rozdział IV procedury zgłoszeń wewnętrznych: „Sposoby przekazywania zgłoszeń”.

Rozdział II

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 8. 1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, upoważnieni przez Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim są:

- Ekspert Jednoosobowego Stanowiska ds. Postępowań Administracyjnych Komendy Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim

- Asystent Jednoosobowego Stanowiska ds. Prasowo Informacyjnych (Pełnomocnika Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim ds. Ochrony Praw Człowieka),

- Kierownik Kancelarii Tajnej Komendy Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1 sprawuje                 I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim/osoba go zastępująca, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza upoważnioną osobę do dalszego procedowania zgłoszenia.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Lwówku Śląskim, na wniosek I Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim /osoby go zastępującej, może upoważnić inne, bezstronne osoby z  KPP w Lwówku Śląskim, KP w Gryfowie Śląskim i PP w Mirsku (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia lub w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń oraz osób wskazanych do nadzoru nad czynnościami realizowanymi przez te osoby, istnieje możliwość złożenia zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Lwówku Śląskim – m.in. w sposób określony w § 16 ust. 4 niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych.

5. W okolicznościach, o których mowa w ust. 4 Komendant Powiatowy Policji w Lwówku Śląskim, wyznacza Naczelnika Wydziału Dochodzeniowo-Śledczego KPP w Lwówku Śląskim lub osobę go zastępującą, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych - w zakresie dotyczącym przedmiotowego zgłoszenia. Przepis ust. 3 w odniesieniu do Naczelnika Wydziału Dochodzeniowo-Śledczego KPP w Lwówku Śląskim lub osoby go zastępującej stosuje się odpowiednio.

6. Osoby, o których mowa w ust. 1-5 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności. Wzory upoważnienia w tym zakresie stanowią załączniki Nr 3 i Nr 4 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział III

Poufność informacji

§ 9. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń wewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych) obliguje te osoby także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 1 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 10. Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniu działań następczych oraz związanych z tym przetwarzaniem danych osobowych, przedsiębrane są środki:

1. uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

§ 11. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 12. W trakcie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia poziomu poufności.

§ 13. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

1. zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Lwówku Śląskim/Naczelnikowi Wydziału Kryminalnego KPP w Lwówku Śląskim, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

§ 14. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych sygnalisty w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik Nr 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 15. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik Nr 7 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 16. 1. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie w postaci bezpośredniego zgłoszenia w formie protokołu lub pisemnie w postaci papierowej wg pkt. 3.

2. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Przykładowy wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

a) wysłanie go na adres: Wydziału Kryminalnego Komendy Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, ul. Przyjaciół Żołnierza 22, 59-600 Lwówek Śląski, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać                     w sekretariacie”,

b) doręczenie go osobiście do Stanowiska Kierowania Komendy Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim ul. Przyjaciół Żołnierza 22, 59-600 Lwówek Śląski lub do Sekretariatu Wydziału Prewencji KPP w Lwówku Śląskim w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak                w punkcie a).

4. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 8 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:

a) wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim, ul. Przyjaciół Żołnierza 22, 59-600 Lwówek Śląski, w zamkniętych dwóch kopertach                    z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a),

b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a).

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4), nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Lwówku Śląskim do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Powiatowy Policji w Lwówku Śląskim/osoba go zastępująca/upoważnione osoby.

7. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KPP w Lwówku Śląskim w formie protokołu spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest m.in. skorzystanie z numeru telefonu: 478735200 – Stanowisko Kierowania, gdzie osoba zgłaszająca zostanie przekierowana do jednej z osób odpowiedzialnych za przyjęcie zgłoszenia. Numer ten służy  do kontaktu w sprawie sygnalistów od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 15:00 (poza dniami ustawowo wolnymi). Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

§ 17. 1. Zgłoszenia, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie podlegają rejestrowaniu w sposób   określony w obowiązującej w KPP w Lwówku Śląskim instrukcji kancelaryjnej.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w § 22 ust. 3    procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 18. Zgłoszenia wewnętrzne, które są anonimowe nie są rozpatrywane zgodnie z niniejszą procedurą.

§ 19. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

Rozdział V

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 20. 1. Każde zgłoszenie, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Wpisy do  Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonują upoważnione osoby, o których mowa w § 8 procedury zgłoszeń wewnętrznych. Rejestry te przechowywane są w pomieszczeniach służbowych zabezpieczone przed dostępem osób postronnych w szafach zamykanych na klucz.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje: numer zgłoszenia z przypisanym symbolem, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik Nr    5 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.

4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VI

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 21. 1. Naczelnik Wydziału Kryminalnego KPP w Lwówku Śląskim/osoba go zastępująca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Lwówku Śląskim zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 16 ust. 3 oraz § 16 ust. 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 8 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych,  Naczelnik Wydziału Dochodzeniowo-Śledczego KPP w Lwówku Śląskim lub osoba go zastępująca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Lwówku Śląskim zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji wskazanego w § 16 ust. 4, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 22. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, która wpłynęła do KPP w Lwówku Śląskim za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, polega na ustaleniu, czy informacja ta stanowi „informację o naruszeniu prawa”, (w rozumieniu wskazanym       w § 7 pkt 9 w zw. z pkt 15 procedury zgłoszeń wewnętrznych) i czy została ona dokonana przez osobę wymienioną w § 7 pkt 17 procedury zgłoszeń wewnętrznych. Celem wstępnej weryfikacji, jest także ustalenie, czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji jego zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych.

4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze.

§ 23. Przy czynnościach, o których mowa w § 21 i § 22 ust. 3 realizuje się jednocześnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 14 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział VII

Działania następcze

§ 24. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym – poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.

2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie czynności weryfikacyjnych  zmierzających do realizacji celów działania następczego.

3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.:

1. 1. 1. 1. zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
         2. odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
         3. pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;
         4. występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. Przy czynnościach względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie obowiązek  informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 15 procedury zgłoszeń wewnętrznych.

5. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty.

6. Naczelnik Wydziału Kryminalnego KPP w Lwówku Śląskim/osoba go zastępująca, lub osoba o której mowa w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 21 procedury zgłoszeń wewnętrznych - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.

7. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Lwówku Śląskim, zawierającym informacje o:

• przebiegu realizowanych czynności,
• realizacji celów działania następczego,
• rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych do wdrożenia w  Komendzie Powiatowej Policji w Lwówku Śląskim, Komisariacie Policji w Gryfowie Śląskim i Posterunku Policji w Mirsku lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również lub w zakresie dalszego nadania biegu sprawie m.in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowania w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych,
• wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przede wszystkich dyspozycje art. 54 – „uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 – „ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa”.

Rozdział VIII

Zakaz działań odwetowych

§ 25. 1. Wprowadza się zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się do zgłoszeń związanych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, zastosowanie mają przepisy Rozdziału    2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Rozdział  IX

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 26. 1. Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych – bez dokonania zgłoszenia wewnętrznego[1].

2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.